लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट क्या है? ( What is Layered Process Audit?)
लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट (LPA) मैनेजमेंट (Management) तकनीकें हैं जिनका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि काम नियमित मानकों के अनुसार पूरा हो, उन मानकों के महत्व को रेखांकित करने और सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने के लिए। किसी संगठन के अंदर बताई गई किसी भी प्रक्रिया को एलपीए (LPA) का उपयोग करके सत्यापित (verify) किया जा सकता है।
किसी उत्पाद या सेवा को विकसित करने के लिए उपयोग की जाने वाली तकनीक और नियंत्रण को एक प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है। मशीन या उपकरण, सामग्री, विधियाँ, जनशक्ति और मापन सभी एक प्रक्रिया के भाग हैं।
खराब प्रक्रिया नियंत्रण या प्रक्रिया निर्देशों का पालन करने में असमर्थता अक्सर गैर-अनुरूपता के स्रोत होते हैं जैसे कि महंगा रिकॉल, वारंटी मुद्दे और ग्राहक और कर्मचारी असंतोष। कर्मचारी अक्सर प्रक्रिया के चरणों को सांसारिक तरीके से पूरा करते हैं। आवश्यक प्रक्रिया संशोधनों की खोज होने पर कर्मचारियों को फिर से सीखना और समायोजित करना होगा।
एलपीए यह सुनिश्चित करने का एक साधन है कि काम समय पर और बजट पर हो, जिसके परिणामस्वरूप बेहतर प्रदर्शन मेट्रिक्स होते हैं। एलपीए मैनेजमेंट और प्रक्रिया उपयोगकर्ताओं (Process users) के बीच निरंतर दो-तरफा संचार को बढ़ावा देते हैं क्योंकि वे उस स्थान पर किए जाते हैं जहां प्रक्रिया का उपयोग किया जाता है, जिसे लीन मैनेजमेंट में आमतौर पर GEMBA कहा जाता है।
ये चर्चाएं विश्वास को बढ़ावा देती हैं और कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए साझा जिम्मेदारी प्रदर्शित करती हैं। लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट एक “ऑडिट” की तुलना में “सत्यापन” से अधिक है, जिसमें यह सुनिश्चित करता है कि नियंत्रण मौजूद हैं और मानक प्रक्रिया का पालन किया जाता है और सही तरीके से कार्यान्वित किया जाता है। चूंकि एलपीए नियंत्रण के बजाय नियंत्रण का सत्यापन है, इसलिए यह प्रक्रिया नियंत्रण योजना में शामिल नहीं है।
लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट के लाभ (Benefits of Layered Process Audit)
लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट मैनेजमेंट को प्रक्रिया अनुरूपता सत्यापित करने, संभावित प्रक्रिया भिन्नता के क्षेत्रों की पहचान करने और समय के साथ KPI में सुधार करने की अनुमति देता है। KPI अध्ययन के निष्कर्षों का उस उत्पाद की गुणवत्ता (Quality) पर सीधा प्रभाव पड़ सकता है, जिसे कंपनी ग्राहकों को बेचती अंत में, संगठन में सुधार का व्यावसायिक प्रदर्शन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा।
लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट के कुछ प्रमुख लाभ निम्नलिखित हैं: (Following are some of the key benefits of Layered Process Audit:)
- उत्पादों और प्रक्रिया की गुणवत्ता बढ़ाना (Increasing the quality of products and process)
- ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार (Improvement in customer satisfaction)
- खराब गुणवत्ता की घटनाओं को कम करना (दोष, अस्वीकृति, पुन: कार्य, आदि) (Reducing incidences of poor quality (defects, rejection, rework, etc.)
- पहले परीक्षण यानी राइट फर्स्ट टाइम पर कार्यों को पूरा करने की क्षमता बढ़ाना (Increasing the ability to complete tasks on the first trial i.e, Right First Time)
- प्रक्रिया अनुपालन में सुधार (Improvement in process compliance)
- नकदी प्रवाह में सुधार (Improvement in cash flow)
- कार्य प्रक्रियाओं के मानकीकरण को मापना और प्रोत्साहित करना (Measuring and encouraging the standardization of work processes)
- प्रशिक्षण और प्रक्रिया ज्ञान को अधिक संस्थागत बनाना (Making training and process knowledge more institutionalized)
- सुरक्षा मानकों जैसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया चरणों को अद्यतन करना (Updating critical process stages, such as safety standards)
- संयंत्र प्रबंधन और लाइन ऑपरेटरों के बीच संबंधों में सुधार। (Improving the relationship between plant management and line operators.)
- संचालकों को संयंत्र प्रबंधन को सीधी प्रतिक्रिया देने की अनुमति देना। (Allowing operators to provide direct feedback to plant management.)
- उपचारात्मक कार्रवाई करने और निरंतर विकास के लिए प्रयास करने के लिए उन्हें आवश्यक उपकरणों के साथ प्रबंधन प्रदान करना।
(Providing management with the tools they need to take remedial action and strive for continual development.)
कितनी लेयर्स का उपयोग किया जाना चाहिए (How many Layers should be used)
“लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट” इस आवश्यकता को संदर्भित करता है कि ऑडिट कई “लेयर्स” या व्यवसाय के विभिन्न स्तरों के लोगों द्वारा किया जाता है। एक उत्पाद ऑडिट के विपरीत, जिसे अक्सर एक ऑपरेटर या क्वालिटी डिपार्टमेंट टीम के सदस्य द्वारा पूरा किया जाता है, एक लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट कर्मचारियों द्वारा संगठन के पदानुक्रम के उच्चतम स्तर पर कार्य-स्तर टीम के सदस्यों से लेकर कर्मियों तक आयोजित किया जाता है।
प्लानिंग टीम को यह निर्धारित करना चाहिए कि कार्यक्रम में भाग लेने के लिए कंपनी मैनेजमेंट के किन लेयर्स की आवश्यकता होगी। . जब वरिष्ठ अधिकारी फ्रंट-लाइन कर्मचारियों के साथ बातचीत के माध्यम से मानकों का पालन सुनिश्चित करने में भाग लेते हैं, तो यह संगठन में सभी को एक संदेश भेजता है कि मानक महत्वपूर्ण हैं और हर कोई उनके लिए जिम्मेदार है।
अपनी ऑडिट योजना बनाएं (Create your Audit Plan)
“लेयर्ड प्रोसेस ऑडिट” नाम इस तथ्य से आता है कि ऑडिट व्यक्तियों की कई लेयर्स द्वारा किए जाते हैं। आपकी टीम को ऑडिट योजना बनाने के लिए प्रत्येक स्तर के लिए परतों और आवृत्ति को स्थापित करने की आवश्यकता होगी। एक विशिष्ट एलपीए कार्यक्रम में तीन परतें होती हैं:
परत 1: (Layer) इस परत में आम तौर पर पर्यवेक्षक(supervisors) और टीम लीड शामिल होते हैं जो सभी पारियों में दैनिक ऑडिट करते हैं।
परत 2: (Layer 2) इस परत में मध्य प्रबंधन होता है, जो साप्ताहिक या द्विसाप्ताहिक ऑडिट करता है।
परत 3: (Layer 3) इस परत में संयंत्र प्रबंधक और अधिकारी होते हैं जो मासिक, त्रैमासिक या अर्ध-वार्षिक ऑडिट करते हैं।
लेयर्ड ऑडिट प्रोग्राम कैसे लॉन्च करें (How to Launch Layered Audit Program)
तैयारी पूरी करने के बाद, अपनी योजनाओं को क्रियान्वित करने का समय आ गया है। एक सफल रोलआउट के आवश्यक घटक निम्नलिखित हैं:
1.स्ट्रक्चर्ड प्लानिंग और अनुवर्ती: (Structured planning and follow-up)
एलपीए कार्यक्रमों के लिए हर साल सैकड़ों ऑडिट की आवश्यकता हो सकती है। LPA सॉफ़्टवेयर जो स्वचालित (automated) है, प्रशासनिक प्रयास को 85% तक कम कर देता है, जिससे आप मिनटों में ऑडिट असाइन कर सकते हैं और ऑटो-नोटिफ़िकेशन सेट कर सकते हैं।
2. अच्छा कम्युनिकेशन: (Good Communication)
एलपीए कार्यक्रम के लाभों और अपेक्षाओं को संप्रेषित (implementation) करना भी इसके कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण है। इस बात पर जोर दें कि एलपीए का लक्ष्य समस्याओं को उजागर करने और उच्च-गुणवत्ता वाले, दुबले संचालन का निर्माण करने के लिए मिलकर काम करना है, न कि दोष देना।
3. सुधारात्मक कार्रवाई (Corrective action: )
यदि आपके पास गैर-अनुरूपताओं को प्रबंधित करने के लिए एक क्लोज्ड-लूप सिस्टम नहीं है, तो आपके एलपीए प्रयास अप्रभावी होंगे। छोटे गैर-अनुरूपताओं को जल्दी से बंद किया जाना चाहिए, और सुधारात्मक उपाय तुरंत जारी किए जाने चाहिए।
एलपीए की प्रक्रिया में निगरानी और निरंतर सुधार (Monitor and Continual Improvement in the process of LPA)
अपने डेटा का विश्लेषण(review) करना और अपने निष्कर्षों के आधार पर कार्रवाई करना एलपीए कार्यक्रम को क्रियान्वित करने का अंतिम चरण है। जैसे चरणों पर ध्यान केंद्रित करें:
1. ऑडिट डेटा की समीक्षा करने के लिए हफ्तों या महीनों तक प्रतीक्षा करने के बजाय, इसे अभी करें जबकि यह अभी भी प्रयोग करने योग्य है (जो अक्सर पेपर चेकलिस्ट और स्प्रेडशीट-आधारित ट्रैकिंग के मामले में होता है)।
2. जब प्रक्रियाएं या आवश्यकताएं बदलती हैं, तो प्रश्नों को अपडेट करना और सुधारात्मक कार्रवाइयों के संचालन की दोबारा जांच करना महत्वपूर्ण है।
3. एलपीए कार्यक्रम को स्वयं मापने के लिए प्रमुख उपाय विकसित करने के लिए जैसे लेखापरीक्षा पूर्णता दर और उपचारात्मक कार्रवाइयों के लिए बंद करने का समय।
निष्कर्ष (Conclusion)
एलपीए कार्यक्रम को लागू करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन इसके काफी फायदे हैं, जैसे कम क्वालिटी कोस्टऔर मजबूत क्वालिटी संस्कृति। स्वचालित सिस्टम (Automated systems) शेड्यूलिंग और डेटा संग्रह घंटों को हटाकर और मानकों का पालन करने की गारंटी देने वाली एक बंद-लूप प्रक्रिया बनाकर प्रक्रिया को आसान बनाते हैं। चूंकि लेयर्ड ऑडिट में विभिन्न प्रबंधन परतें शामिल होती हैं और टॉप मैनेजमेंट भी ऑडिट में शामिल होता है।
यह क्वालिटी सुधार के प्रति टॉप मैनेजमेंट की प्रतिबद्धता को दर्शाता है और साथ ही ग्राहक को विश्वास भी दिलाता है। कार्यक्रम का निर्वाह पूरी तरह से मैनेजमेंट की प्रत्येक लेयर्स द्वारा दिखाई गई प्रतिबद्धता पर निर्भर करता है और अधिक से अधिक वे इसमें शामिल होते हैं यह प्रक्रिया में सुधार के लिए बेहतर है।
P.S: इस ऑडिट की लेयर्स की संख्या पर आपका क्या विचार है? कृपया आर्टिकल के बारे में अपनी टिप्पणी कमेंट सेक्शन में साझा करें।
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